Privacyverklaring VvE Gezondheidscheck
In deze verklaring leest u welke gegevens de VvE Gezondheidscheck vraagt, wat wij ermee doen en hoe lang wij ze bewaren. Voor de rest van onze dienstverlening geldt de algemene privacyverklaring van Creative City Solutions.
Wie is verantwoordelijk?
Creative City Solutions B.V. (CCS), Professor J.H. Bavincklaan 7, 1183 AT Amstelveen. KvK-nummer 85531200. U bereikt ons via contact@creativecitysolutions.com of 020 226 21 66.
Welke gegevens vragen wij?
- Over uw VvE: de naam, één adres van het gebouw, de plaats, het aantal appartementen en het KvK-nummer. En de toegangscode of partnerlink waarmee u binnenkwam, als u die had.
- Uw antwoorden: over het onderhoudsplan, de jaarrekening, de dotatie, het reservefonds en het onderhoud van de afgelopen jaren.
- Documenten die u uploadt: het MJOP of de MJOB en de jaarrekening. Daar kunnen persoonsgegevens in staan, zoals namen van bestuursleden. Wij gebruiken alleen de financiële gegevens.
- Uw contactgegevens: uw naam, uw e-mailadres en, als u dat wilt, uw telefoonnummer.
Meer vragen wij niet. U hoeft geen account aan te maken.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
- Om u direct een voorlopige inschatting te laten zien.
- Om het volledige rapport op te stellen en u dat per e-mail te sturen, met een persoonlijke link.
- Om de energielabels van de woningen in uw gebouw op te zoeken. Met het adres zoeken wij het gebouw op in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG, van het Kadaster) en de labels in EP-Online (van RVO). Dat zijn openbare registers; zij krijgen van ons alleen adressen, geen andere gegevens.
- Om contact met u op te nemen als wij vragen hebben, of om de uitkomst met u te bespreken als u dat wilt.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame en verkopen ze niet.
Uitlezen met een AI-model
Om u typewerk te besparen, halen wij de bedragen automatisch uit uw documenten. Daarvoor sturen wij de tekst van uw documenten via Lovable, het bedrijf dat onze tool host, naar Claude: een AI-model van het bedrijf Anthropic. Het model zoekt de bedragen op; u controleert ze daarna zelf. Het neemt geen besluiten over u: een adviseur van CCS kijkt elk rapport na voordat het wordt verstuurd.
Lovable en Anthropic gebruiken de tekst alleen om hem voor ons uit te lezen, en niet om AI-modellen mee te trainen. Lovable bewaart de tekst die naar het model gaat 90 dagen, zodat wij kunnen nazoeken waarom iets verkeerd is uitgelezen. Anthropic kan de tekst in de Verenigde Staten verwerken en een korte tijd bewaren. Voor die doorgifte gelden de afspraken die de Europese Commissie heeft vastgesteld (de standaardcontractbepalingen).
Op welke grond?
- Uw aanvraag. U vraagt de check en het rapport zelf aan. Zonder uw gegevens kunnen wij dat rapport niet maken.
- Ons gerechtvaardigd belang. Om de tool veilig te laten werken, om uw aanvraag goed af te handelen en om de resultaten te delen met de partner via wie u binnenkwam.
Met wie delen wij uw gegevens?
Alleen met de diensten die wij nodig hebben om de check te laten werken. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken om die dienst voor ons te leveren.
- Lovable host de tool, verstuurt de e-mails en geeft de tekst van uw documenten door aan het AI-model (zie hierboven).
- Supabase bewaart, in opdracht van Lovable, de database en uw documenten. Dat gebeurt binnen de Europese Unie.
- Anthropic leest, via Lovable, met het AI-model Claude de tekst van uw documenten uit (zie hierboven).
Kwam u binnen via een partner, bijvoorbeeld met een toegangscode van uw beheerder? Dan weten wij via welke partner, en kunnen wij de resultaten van de check met die partner delen: de naam van uw VvE, de uitkomst en het rapport. In het rapport staat ook de naam van de contactpersoon, maar niet uw e-mailadres of telefoonnummer. De partner biedt de check aan en kan u zo helpen met de volgende stap. Zonder toegangscode delen wij niets met een partner.
Opslag in uw browser
De check plaatst geen cookies en gebruikt geen tracking. Wel bewaart uw browser uw antwoorden 7 dagen op dit apparaat zolang u de check invult. Zo kunt u later verder waar u was. Na het versturen halen wij ze van het apparaat; alleen het geopende tabblad onthoudt ze nog, tot u het sluit.
Om de check te verbeteren, tellen wij hoe vaak elke stap en vraag wordt bereikt en overgeslagen, en via welke partner. In die tellingen staan alleen totalen per dag: geen antwoorden, geen IP-adres en niets anders dat naar u te herleiden is. Daarvoor slaan wij ook niets op in uw browser.
Gaat er in de check iets mis, dan leggen wij een foutmelding vast: waar het misging en de technische melding, zonder uw antwoorden. Zo kunnen wij de fout oplossen. Die meldingen bewaren wij hoogstens 90 dagen.
Gebruikt u een gedeelde computer en wilt u niet verder? Kies dan op de startpagina ‘Opnieuw beginnen’. Dan zijn uw antwoorden direct weg.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Uw aanvraag, uw antwoorden en uw documenten: tot 24 maanden nadat wij het rapport hebben verstuurd. Hebben wij (nog) geen rapport verstuurd, dan tot 24 maanden na uw aanvraag. Daarna verwijderen wij ze automatisch. De link naar uw rapport werkt zolang wij uw aanvraag bewaren.
- Documenten die u wel uploadt maar niet verstuurt, verwijderen wij na ongeveer een week.
Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij beveiligen uw gegevens tegen toegang door onbevoegden, verlies en ander misbruik. Uw documenten staan in een afgeschermde opslag: alleen medewerkers van CCS kunnen ze openen. De link naar uw rapport is persoonlijk en niet te raden. Stuur hem alleen door aan mensen die het rapport mogen zien.
Om misbruik te voorkomen, houden wij per IP-adres bij hoe vaak de check wordt gebruikt, bijvoorbeeld hoe vaak iemand een toegangscode probeert. Die tellingen verwijderen wij na ongeveer een dag.
Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- uw gegevens te laten verwijderen;
- bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens;
- uw gegevens over te laten dragen aan een andere partij.
Mail daarvoor naar contact@creativecitysolutions.com. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de check verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Deze versie is van 24 september 2026.